

Aufinity orchestriert Zahlungsprozesse im Automobilhandel: von der Rechnung bis zum Zahlungseingang, über 1.500 Standorte in vier europäischen Ländern. Das Unternehmen wächst schnell. Series-C-Finanzierung, internationale Expansion, über zehn Milliarden Euro jährliches Transaktionsvolumen. Dann stellten die Investoren eine Frage, die viele Scale-ups kennen: Wo ist eure KI-Strategie?
Das Thema KI war im Unternehmen durchaus präsent. Einzelne Teams experimentierten bereits mit KI-gestützten Tools, eine Abteilung hatte Ideen für automatisierte Reports, eine andere für intelligentes Payment Matching. Was fehlte, war nicht das Engagement, sondern der gemeinsame Rahmen: ein übergreifendes Bild, eine strukturierte Bewertung, eine strategische Priorisierung.
Gleichzeitig veränderte sich die Organisation: Umbruch im Kundenservice, CRM-Migration, neue Märkte. Jede Abteilung sah KI-Potenzial, aber niemand konnte einordnen, was davon Substanz war und was Aktionismus. Und der Druck wuchs. Ohne KI-Strategie fehlte ein wesentlicher Baustein in der Kommunikation mit den Investoren.
Aufinity brauchte keine KI-Experimente. Das Unternehmen brauchte eine fundierte Strategie, die KI-Anwendungsfälle identifiziert, bewertet und in einen konkreten Fahrplan übersetzt. PLAN D wurde beauftragt, genau das in einer KI Ideenwerkstatt zu liefern.
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Bevor die erste Idee bewertet werden konnte, musste PLAN D das Unternehmen verstehen. In über acht Einzelinterviews mit Schlüsselpersonen aus allen Bereichen entstand ein vollständiges Bild: vom CEO über die Entwicklungsleitung und den Kundenservice bis hin zum operativen Management. Wo liegen die operativen Engpässe? Welche Daten existieren? Wo endet Automatisierung, und wo beginnt KI?
Jede Abteilung brachte eigene Perspektiven mit. Der Vertrieb dachte an Churn-Prognosen, die Entwicklung an semantische Suche, der Kundenservice an intelligente Chatbots. Aus diesen Gesprächen entstand ein erster strukturierter Ideenraum mit 29 potenziellen KI-Anwendungsfällen, abgebildet entlang der gesamten Payment-Wertschöpfungskette: von der Händlereinrichtung bis zur Zahlungszuordnung.
In einem zweitägigen Workshop vor Ort in Köln brachte PLAN D das Aufinity-Team zusammen, quer durch alle Hierarchien und Fachbereiche. Der erste Halbtag begann mit einem KI-Crashkurs: Was kann KI wirklich leisten? Wo liegen die Grenzen? Welche der zwölf Kernfähigkeiten sind für das Unternehmen relevant?
Am Nachmittag wurde gearbeitet. In crossfunktionalen Gruppen nahmen sich die Teilnehmenden die vielversprechendsten KI-Ideen vor und bewerteten sie systematisch: strategische Ziele, Datenverfügbarkeit, technische Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit, Systemlandschaft, organisatorische Auswirkungen, Regulatorik und Ethik. Am zweiten Tag folgten Vertiefung und Priorisierung. Business Cases wurden geschärft, technische Abhängigkeiten identifiziert und die erste Rangfolge festgelegt.
Die entscheidende Erkenntnis kam bei der Einordnung. Viele vermeintliche KI-Use-Cases entpuppten sich als klassische Automatisierungsaufgaben. Die E-Mail-Validierung braucht kein Machine Learning. Die digitale Rechnungsfreigabe ist ein Workflow-Problem. Diese bewusste Unterscheidung zwischen Automation und KI war einer der wichtigsten Aha-Momente des gesamten Workshops.
Für jeden der 29 Anwendungsfälle wurde eine Make-or-Buy-Entscheidung vorbereitet: Wo lohnt sich Eigenentwicklung? Wo reichen bestehende Standardlösungen? Wo ist ein spezialisierter Partner der bessere Weg? Die Ergebnisse reichten von Quick Wins mit geringer Komplexität bis zu langfristigen strategischen Initiativen. Ebenso wichtig: Die Bewertung definierte explizit, wo KI keinen Mehrwert bringt.


Das Ergebnis war kein Foliensatz, sondern eine vollständige KI Roadmap: ein strategisches Dokument mit zwei klaren Stoßrichtungen. Interne Effizienz steigern und Produktinnovation vorantreiben. Jede priorisierte Initiative enthält einen Business Case, eine technische Einordnung und eine Make-or-Buy-Empfehlung. Eine explizite Liste definiert, wo KI bewusst nicht eingesetzt wird, jeweils mit nachvollziehbarer Begründung.
Fünf strategische Leitplanken geben der KI-Reise Orientierung: Datenqualität als Grundvoraussetzung. Die konsequente Trennung von Automation und KI. Der Wert guter Datenvorverarbeitung. Der Mensch als letzte Kontrollinstanz. Und die gezielte Befähigung der richtigen Teams im Unternehmen.
Die KI Roadmap definiert außerdem eine Enabler-Struktur für die Umsetzung: eine zentrale Rolle für das Thema KI, einen Trainingsplan für alle Abteilungen und ein MVP-basiertes Implementierungsvorgehen. Was vorher hundert unkoordinierte Ideen waren, ist jetzt eine priorisierte Roadmap mit klaren nächsten Schritten. Getragen vom gesamten Team und bereit für die Umsetzung.
Der Prozess ist derselbe wie bei größeren Unternehmen: Erst verstehen, dann bewerten, dann priorisieren. Der Unterschied liegt im Anspruch. Startups und Scale-ups brauchen keine Strategie, die sechs Monate reift. Sie brauchen konkrete Ergebnisse in Wochen, nicht in Quartalen.
PLAN D beginnt mit Stakeholder-Interviews quer durch die Organisation, um operative Engpässe, vorhandene Daten und erste KI-Ideen zu erfassen. In einer KI Ideenwerkstatt werden diese Ideen gemeinsam ausgearbeitet, entlang konkreter Dimensionen bewertet und in eine priorisierte Roadmap überführt.
Das Ergebnis ist eine KI Roadmap, ein strategisches Dokument, das nicht nur zeigt, wo KI Wert schafft, sondern auch, wo sie keinen Mehrwert bietet.
Die KI Ideenwerkstatt ist ein von PLAN D entwickeltes Format, das KI-Potenziale in Unternehmen systematisch erschließt. Sie kombiniert Vorab-Interviews mit Schlüsselpersonen, einen zweitägigen Workshop mit KI-Crashkurs und Co-Creation in crossfunktionalen Teams sowie eine anschließende strategische Aufbereitung.
Das Ergebnis ist keine Ideenliste, sondern ein priorisierter Fahrplan mit Business Cases und Make-or-Buy-Empfehlungen.
Automatisierung folgt festen Regeln: Wenn A, dann B. KI hingegen erkennt Muster in Daten und trifft Entscheidungen, die sich nicht vollständig in Regeln abbilden lassen.
In der Praxis zeigt sich häufig, dass vermeintliche KI-Anwendungsfälle eigentlich Automatisierungsaufgaben sind, etwa die Weiterleitung von E-Mails oder die Validierung von Formularen. Die Unterscheidung ist entscheidend, weil Automatisierung schneller, günstiger und wartungsärmer ist.
KI lohnt sich dort, wo Muster komplex, Daten unstrukturiert oder Entscheidungen nicht deterministisch sind.
Ein sinnvoller KI-Anwendungsfall erfüllt vier Kriterien: Er schafft messbaren Wert für das Unternehmen, die notwendigen Daten sind vorhanden oder beschaffbar, die technische Umsetzung ist machbar und der Use Case passt zur Unternehmensstrategie.
PLAN D bewertet Ideen zusätzlich entlang von Wirtschaftlichkeit, organisatorischen Auswirkungen und regulatorischen Anforderungen. Nicht jede gute Idee ist ein guter erster Schritt. Die Priorisierung entscheidet über den Erfolg.
Make-or-Buy beschreibt die Entscheidung, ob ein KI-Anwendungsfall intern entwickelt oder durch ein bestehendes Produkt abgedeckt wird.
„Make“ lohnt sich bei hoher strategischer Relevanz, spezifischen Datenanforderungen und vorhandener technischer Kompetenz. „Buy“ ist sinnvoll, wenn Standardlösungen den Bedarf abdecken, etwa KI-gestützte Chatbots oder automatisierte Meeting-Zusammenfassungen.
Die Entscheidung hängt nicht nur von der Technologie ab, sondern auch von Wartungsaufwand, Skalierbarkeit und Time-to-Value.
KI bietet im Zahlungsverkehr vielfältige Einsatzmöglichkeiten: von intelligenter Zuordnung eingehender Zahlungen über automatisierte Dokumentenverarbeitung bis hin zu Anomalie-Erkennung bei Transaktionsdaten.
Weitere Anwendungsfelder sind Churn-Prognosen, personalisierte Kommunikation mit Zahlungspflichtigen und datenbasierte Liquiditätsvorhersagen.
Entscheidend ist die Datengrundlage: Unternehmen im Payment-Bereich verfügen häufig über große Transaktionsdatensätze, die sich gut für Machine Learning eignen.
Investoren erwarten keine KI-Visionen, sondern konkrete Pläne. Eine überzeugende KI-Strategie enthält priorisierte Initiativen mit Business Cases, eine realistische Roadmap mit Quick Wins und langfristigen Vorhaben sowie eine klare Make-or-Buy-Logik.
Ebenso wichtig: Die Strategie sollte definieren, wo KI bewusst nicht eingesetzt wird. Das zeigt strategische Reife.
PLAN D erarbeitet mit Unternehmen KI Roadmaps, die genau diesen Anspruch erfüllen: fundiert, umsetzbar und frei von Hype.
Zukunft beginnt, wenn menschliche Intelligenz künstliche Intelligenz entwickelt. Der erste Schritt ist nur ein Klick.
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