KI-gestützte Digitalstrategie: Wie ein Bundesunternehmen seine Prozesse modernisiert

Eine Digitalisierungsstrategie definiert, wie eine Organisation ihre Prozesse, Werkzeuge und Datennutzung systematisch weiterentwickelt. Sie umfasst ein Zielbild, eine Bestandsaufnahme und einen konkreten Umsetzungsplan — von Quick Wins bis zu langfristigen Veränderungen.

Für öffentliche Einrichtungen ist das besonders relevant: Ihre Abläufe sind oft über Jahrzehnte gewachsen, Verantwortlichkeiten verteilen sich auf viele Bereiche, und neue Werkzeuge müssen regulatorische Anforderungen erfüllen. Ohne strategischen Rahmen entstehen Insellösungen, die kurzfristig helfen, aber langfristig Komplexität schaffen.

Eine gute Digitalisierungsstrategie denkt außerdem über einzelne Tools hinaus. Sie berücksichtigt Dateninfrastruktur, Wissensmanagement und die Voraussetzungen für den späteren Einsatz von KI — und schafft damit die Grundlage für datengetriebene Entscheidungen.

KI kann öffentliche Einrichtungen in drei Bereichen unterstützen: bei der Analyse großer Datenmengen, bei der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und bei der Vorbereitung fundierter Entscheidungen.

Konkret bedeutet das: Textbasierte Anfragen lassen sich automatisch kategorisieren, Prozessdaten auf Engpässe analysieren und Wissen aus bestehenden Dokumenten systematisch erschließen. Das entlastet Mitarbeitende bei Routineaufgaben und schafft Raum für Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.

Voraussetzung ist allerdings eine solide digitale Grundlage — strukturierte Daten, klar definierte Prozesse und eine Infrastruktur, die KI-Anwendungen ermöglicht. Genau deshalb beginnt der Weg zu KI in der Verwaltung mit einer Digitalisierungsstrategie.

Die Energiewende ist eines der komplexesten Transformationsprojekte Deutschlands. Sie erfordert die Koordination zahlreicher Akteure, den Umgang mit großen Datenmengen und schnelle, fundierte Entscheidungen — alles Aufgaben, bei denen digitale Werkzeuge und Datenanalyse unverzichtbar sind.

Organisationen wie die dena, die diese Transformation vorantreiben, stehen vor einer doppelten Aufgabe: Sie müssen nicht nur externe Projekte digital denken, sondern auch ihre eigenen internen Abläufe modernisieren. Wer die Energiewende gestalten will, braucht selbst eine leistungsfähige digitale Infrastruktur.

Der Ausgangspunkt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Prozesse existieren, wo liegen Daten, welche Werkzeuge sind im Einsatz? In vielen öffentlichen Einrichtungen zeigt sich dabei, dass zunächst die digitale Grundlage geschaffen werden muss, bevor KI sinnvoll eingesetzt werden kann.

Auf dieser Basis entsteht ein Zielbild, das Digitalisierung und KI-Readiness zusammendenkt. Die Strategie definiert konkrete Handlungsfelder — von Dateninfrastruktur über Prozessdigitalisierung bis hin zu ersten KI-Anwendungsfällen. Entscheidend ist eine realistische Priorisierung: Nicht alles auf einmal, sondern schrittweise, mit messbaren Fortschritten.

Ebenso wichtig ist die Einbindung der Mitarbeitenden. KI-Strategien scheitern selten an der Technik — sondern an fehlender Akzeptanz und unklaren Verantwortlichkeiten. Change Management gehört deshalb von Anfang an dazu.

Eine zentrale. Neue Werkzeuge und Prozesse funktionieren nur, wenn die Menschen, die damit arbeiten, die Veränderung verstehen und mittragen. Das gilt besonders in Organisationen mit gewachsenen Strukturen und starker Fachkultur.

Gutes Change Management informiert früh, schafft Raum für Fragen und Bedenken und macht Fortschritte sichtbar. Es ersetzt nicht die Fachentscheidungen der Beteiligten — sondern stellt sicher, dass diese Entscheidungen auf einer gemeinsamen Grundlage getroffen werden.

Im dena-Projekt war genau das ein Erfolgsfaktor: Die Mitarbeitenden wurden von Anfang an eingebunden, nicht erst bei der Umsetzung. Das Ergebnis war nicht nur eine Strategie, die von allen getragen wird — sondern eine neue Form der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit.

Eine Digitalstrategie definiert, wie eine Organisation ihre Prozesse, Werkzeuge und Infrastruktur modernisiert. Sie schafft die Grundlage — strukturierte Daten, effiziente Abläufe, geeignete Software.

Eine KI-Strategie baut darauf auf. Sie identifiziert konkrete Anwendungsfälle, in denen Machine Learning, Textanalyse oder Automatisierung einen messbaren Nutzen bringen. Voraussetzung: Die Daten sind vorhanden, zugänglich und von ausreichender Qualität.

In der Praxis lassen sich beide nicht trennen. Wer KI einsetzen will, braucht digitale Grundlagen. Wer digitalisiert, sollte KI-Readiness von Anfang an mitdenken. Genau diesen integrierten Ansatz hat PLAN D im dena-Projekt verfolgt.

Am Ende des Projekts verfügte die dena über ein langfristiges digitales Zielbild, eine Digitalstrategie mit sieben Eckpfeilern und eine priorisierte Roadmap mit neun Folgeprojekten. Bestehende Prozesse wurden vereinfacht, passende Softwarelösungen identifiziert — und die nächsten Schritte klar definiert.

Darüber hinaus entstand eine neue Qualität der Zusammenarbeit: Die bereichsübergreifende Projektarbeit motivierte die Beteiligten, den eingeschlagenen Weg weiterzuverfolgen. Die Strategie definiert auch die Voraussetzungen für den Einsatz von KI — und schafft damit die Grundlage für eine datengetriebene Organisation.

In der Regel beginnt es mit einer Ist-Analyse: Interviews, Prozessdokumentation, Datenbestandsaufnahme. Daraus entsteht ein realistisches Bild der aktuellen Situation — inklusive der Punkte, die niemand gerne anspricht.

Im nächsten Schritt wird ein Zielbild erarbeitet, das über einzelne Tools hinausgeht. Es definiert, wie die Organisation in Zukunft arbeiten, Daten nutzen und Entscheidungen treffen will. Darauf aufbauend entsteht eine Roadmap mit konkreten Maßnahmen, Priorisierung und Verantwortlichkeiten.

Entscheidend im öffentlichen Sektor: Transparenz und Beteiligung. Jede Veränderung muss nachvollziehbar sein, Entscheidungen brauchen eine breite Basis. PLAN D bindet deshalb alle relevanten Bereiche früh ein — und begleitet die Umsetzung nicht nur strategisch, sondern auch kommunikativ.